HUKI är en modell för att definiera ansvarsfördelningen mellan olika personer eller grupper inom en organisation som utför en arbetsuppgift tillsammans. Modellen används oftast för att beskriva en process eller ett projekt, där det finns flera parter inblandade. Genom att tydligt beskriva vem som gör vad, minskar risken för missförstånd och konflikter, och det kan även underlätta för att identifiera problem och förbättringsområden. Så tydliggör ansvar med HUKI!
Ansvarsfördelning ser ut som följer:
- H – Huvudansvarig – Personen som är ansvarig för att se till att arbetsuppgiften blir utförd. Det är den slutgiltiga beslutsfattaren och har det övergripande ansvaret.
- U – Utförare – Personen eller personerna som är ansvariga för att utföra arbetsuppgiften.
- K – Konsulterad – Personer som ska rådfrågas för att få viktig information eller input i processen, men som inte är ansvariga för att ta beslut. Tvåvägskommunikation
- I – Informerad – Personer som inte är direkt involverade i processen eller projektet men som behöver ha information om vad som händer. Envägskommunikation
För att använda HUKI -modellen på bästa sätt, behöver man ha en tydlig förståelse av alla olika steg och uppgifter i processen eller projektet. Det är också viktigt att ha en öppen dialog och tydlig kommunikation mellan alla inblandade parter för att säkerställa att alla har samma förståelse av ansvarsfördelningen. Funkar inte matrisen ni satt upp behövs ansvarsfördelningen ses över och matrisen uppdateras så den efterspeglar hur det faktiskt fungerar i verkligheten.
Skapa en HUKI matris
Själva HUKI utgörs av en matris eller tabell, vilket i princip är ett diagram som identifierar och delegerar nyckelroller och ansvarsområden över deltagare inom ett visst projekt.
Således så fungerar HUKI matrisen som en visuell representation av den funktionella roll som var och en inom en process eller projektet spelar.
Att skapa matrisen tillsammans kan vara en bra övning för att balansera mängden arbete som behöver göras och för att tillsammans avgöra vem som ska bli beslutsfattare.
För att skapa en HUKI -matris:
- Identifiera alla aktiviteter och beslut
- Lista de som är inblandade och roller
- Definera vem som gör vad, mappa aktivitet mot rollerna
- Föreslå en HUKI matris, få feedback och förankra den
Först börjar man således lista alla de olika uppgifterna eller stegen som behöver utföras i processen eller projektet. Sedan definierar man vilka personer eller grupper som är ansvariga för respektive uppgift, vem som är ansvarig för att se till att uppgiften blir utförd, vilka som ska rådfrågas och vilka som behöver hållas informerade. Tips! Gör det tillsammans och använd post it lappar för att flytta runt aktiviteterna. Ni kan har även ha olika färger för att förtydliga.
När matrisen är skapad och förankrad bland alla inbladade kan den användas som ett verktyg för att övervaka och utvärdera hur väl ansvarsfördelningen fungerar i praktiken. Om det uppstår problem eller konflikter kan man gå tillbaka till matrisen och försöka identifiera varför problemet uppstått och vilka justeringar som behöver göras.
Jag upplever det ger flera fördelar:
⭐️ Ökad produktivitet genom tydlig ansvarsfördelning
⭐️ Ökad kapacitet genom att dubbelarbete och missförstånd minskar
⭐️ Enklare att processförbättra och tydliggöra så det blir en smidigare process
⭐️ Ökat samarbete och insikt i vad alla tillför i processen att skapa värde
⭐️ Enklare att identifiera och förbättra så var och en har kompetens att utföra aktiviteten
HUKI mall att använda
Här finns en mall som jag gjort som ni kan använda för att skapa er egna HUKI matris.
Kombinera verktyget med att göra en processkartläggning, processbild och processbeskrivning med aktivitetsbeskrivningar så blir det tydligt för alla inblandade.
Avslutningsvis
Glöm inte bort att om HUKI-modellen ska fungera på bästa sätt är det viktigt att den används på ett flexibelt och dynamiskt sätt. Ansvarsfördelningen kan behöva ändras eller justeras under processens gång, och det är viktigt att ha en öppen dialog och kommunicera tydligt för att undvika missförstånd och konflikter.
På engelska heter förkortningen RACI (Responsible, Accountable, Consulted och Informed.) Googla på det och ni finner fler mallar och exempel.
Att notera är att huvudansvarig är Accountable och utförare Responsible. Så de två första bokstäverna är har ombytt plats och på svenska hade den hetat UHKI om RACI översatts rätt av, lättare med HUKI tycker jag!
